Akses Informasi dalam Sentuhan Jari

Setiap orang butuh data dan informasi. Apalagi, saat ini kita sudah menapaki era digital. Sebuah masa ketika informasi bukan lagi pelengkap semata, tetapi justru menjadi landasan utama dalam mengambil berbagai keputusan.

Sekarang, mari kita udar beberapa amsal. Seorang mahasiswa jurusan pertanian, misalnya, butuh data luas sawah untuk meneliti dampak urbanisasi terhadap produksi beras. Tanpa data sahih, sudah pasti tumpuan analisis akan goyah. Tanpa informasi kuat, boleh jadi kerangka pikiran akan lemah.

Serupa dengan mahasiswa, investor pun butuh data. Sebelum berinvestasi di suatu daerah, mereka ingin melihat potensinya terlebih dahulu. Oleh karenanya, data-data publik seperti perkembangan ekonomi, jumlah UMKM, hingga frekuensi kunjungan wisatawan acap kali digunakan sebagai penentu keputusan investasi.

Ingat, itu baru dua contoh saja. Apa pun profesi yang kita punya, dalam satu waktu kita pasti memerlukan data dan informasi. Paling tidak, kalau sedang berwisata, misalnya, tentu kita butuh rekomendasi rumah makan atau oleh-oleh jempolan. Benar, kan?

Setiap orang butuh informasi publik. Infografis: Adhi Nugroho

Hanya saja, beberapa pertanyaan umum masih sering diajukan oleh para pencari informasi. Apa yang harus dilakukan untuk mengakses informasi publik? Ke mana kita harus meminta? Bagaimana caranya?

Ya, tiga pertanyaan itu sering kali memutari batok kepala ketika memerlukan data. Apa pun jenis datanya. Baik data sederhana seperti daftar alamat instansi di daerah, maupun data yang bersifat unik seperti realisasi anggaran dan pendapatan belanja daerah.

Sayangnya, tidak semua orang tahu jawabannya. Publik kerap kebingungan harus memulai dari mana. Publik pun kurang paham, ke mana permintaan data mesti ditujukan.

Alhasil, kita jadi sering bolak-balik mengakses Google. Meskipun kata kuncinya benar, belum tentu bertemu data yang diinginkan. Itu masih mending. Bahkan, mafhum kita dengar surat salah tujuan atau tamu salah alamat di berbagai dinas dan instansi pemerintah. Malang, bukan?

Padahal, sejak 2008, kita sudah punya regulasi yang menjamin keterbukaan informasi publik: UU No.14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Beleid tersebut mewajibkan penyelenggara negara dan badan publik untuk menyediakan informasi publik kepada setiap orang dengan cepat, tepat, murah, dan sederhana.

Perubahan ketentuan Keterbukaan Informasi Publik. Sumber: UU No.14/2008. Infografis: Adhi Nugroho.

Dengan adanya regulasi tersebut, segala informasi yang boleh diketahui publik, dikumpulkan dan ditatausahakan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di masing-masing penyelenggara negara dan badan publik.

Jadi, melalui PPID-lah kita bisa mengakses informasi publik secara satu pintu. Kepada PPID-lah permintaan data dan informasi itu ditujukan. Awas, jangan salah.

Meskipun PPID dimulai dari kata pejabat, jangan khawatir prosesnya bakal ribet. Tenang saja. Justru di beberapa instansi, PPID sudah dapat diakses melalui ponsel dan website. Kita tidak perlu repot-repot lagi datang ke kantor atau mengirim surat tatkala butuh informasi.

Kalau tidak percaya, cobalah buka website PPID Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY). Cukup dengan tarian jari, Anda bisa mengakses segala informasi publik yang berkaitan dengan Yogyakarta.

Penasaran seperti apa rasanya? Makanya, jangan ke mana-mana. Simak pengalaman saya mengakses PPID DIY dalam beberapa alinea ke depan.

PPID Gerbang Layanan Informasi untuk Cegah Hoaks.

Itu kalimat pertama yang akan Anda baca ketika membuka laman PPID DIY. Kesan pertama sungguh menohok. Tampak sekali kesungguhan Pemda DIY dalam memerangi hoaks.

Simpang siur berita memang berpotensi menimbulkan keresahan. Kalimat di atas, menurut saya, adalah imbauan kepada masyarakat untuk tidak memercayai informasi mentah-mentah. Wajib ditelusuri dan harus diverifikasi.

Laman utama website PPID DIY. Sumber: PPID DIY. Infografis: Adhi Nugroho.

Salah satu cara mengetahui kebenaran informasi adalah mengakses PPID. Informasi apa pun yang tersaji di portal PPID, sudah pasti bisa dipercaya. Data apa pun yang diberikan PPID, sudah tentu bisa dijadikan landasan.

Itulah fungsi PPID yang (boleh jadi) belum diketahui banyak orang. Dengan imbauan menohok yang dipajang di laman utama, PPID DIY sudah selangkah di depan.

Lantas, informasi apa saja yang bisa didapat dari PPID DIY? Semua! Lebih tepatnya, segala informasi publik, kecuali yang dikecualikan. Berkaitan dengan itu, ada tiga informasi yang wajib disediakan dan diumumkan.

Pertama, informasi berkala. Sesuai namanya, informasi ini dipublikasikan secara berkala. Ada sepuluh jenis informasi berkala, antara lain profil badan publik, ringkasan program berjalan, pengumuman pengadaan barang dan jasa, serta prosedur peringatan dini dan evakuasi darurat.

Jadi, kalau kita ingin mengetahui Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) Pemda DIY, kita tinggal mengakses menu informasi berkala saja. Selain itu, setiap informasi dikelompokkan sesuai kategorinya masing-masing. Ini semakin memudahkan pencari informasi ketika mengakses PPID.

Kedua, informasi serta merta. Berbeda dengan informasi berkala, informasi pada kategori ini tidak memiliki jadwal penerbitan tetap. Baru dikinikan setelah ada informasi terbaru mengenai hal-hal yang dapat mengancam ketertiban umum. Hingga saya mengakses, belum ada informasi yang diunggah pada menu ini.

Jenis informasi publik. Sumber: UU No.14. Infografis: Adhi Nugroho.

Terakhir, informasi setiap saat. Seperti namanya, jenis informasi wajib ada setiap saat. Ada 17 jenis informasi yang bisa Anda temui pada menu ini. Di antaranya ialah daftar informasi publik, agenda kerja pimpinan satuan kerja, daftar penelitian yang dilakukan, hingga data perbendaharaan dan inventaris.

Seperti dua jenis informasi sebelumnya, jenis informasi ini juga telah dikategorikan sesuai dengan kelasnya. Sebagai contoh, kalau Anda membutuhkan data Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) DIY, maka pada menu inilah Anda harus mencarinya.

Jangan khawatir tersesat atau tidak ketemu. Sebab menu dropdown yang digunakan dalam portal PPID DIY akan memudahkan Anda dalam mencari informasi. Segalanya dapat diakses melalui sentuhan jari.

Seperti yang telah disinggung di awal, tidak semua data dan informasi yang dimiliki Pemda DIY dapat diketahui oleh publik. Oleh karenanya, ada kategori khusus bernama informasi yang dikecualikan.

Mengapa harus dikecualikan? Bukankah sekarang sudah era keterbukaan? Itu benar. Akan tetapi, ada hal-hal yang sifatnya rahasia sehingga tidak boleh diketahui publik, yaitu informasi yang berkaitan dengan rahasia negara, rahasia bisnis, rahasia pribadi, dan rahasia jabatan.

Andai informasi yang Anda butuhkan belum diunggah di portal PPID, bukan berarti tidak ada. Sebab Anda bisa memperoleh informasi publik yang sesuai dengan kebutuhan Anda melalui mekanisme permintaan.

Ada dua cara. Pertama, secara lisan. Anda bisa mengunjungi kantor PPID DIY di Jl. Brigjend Katamso, Komplek THR, Yogyakarta pada hari dan jam kerja. Di sana, Anda akan diminta mengisi data diri dan jenis informasi yang diminta.

Selanjutnya, petugas PPID akan menerima dan mencatat permintaan Anda, serta memberikan tanda bukti dan nomor pendaftaran permintaan informasi. Anda juga dapat memilih bentuk penyajian informasi (hardcopy atau softcopy).

Apabila informasi yang Anda minta bukan informasi yang dikecualikan, maka dalam waktu 10 hari kerja (dapat diperpanjang selama 7 hari kerja), PPID DIY akan memberikan informasi tersebut. Gratis, tanpa biaya sedikit pun.

Bila Anda bukan warga Yogyakarta atau tidak sempat datang ke kantor PPID DIY, jangan khawatir. Seperti saya, Anda bisa memanfaatkan cara yang kedua, yaitu melalui website.

Kebetulan, saya memang membutuhkan daftar alamat rumah sakit yang tersedia di Yogyakarta. Bukan apa-apa, untuk berjaga-jaga saja. Kalau saya ditugaskan ke Yogyakarta, saya jadi tahu persis letak rumah sakit di Kota Pelajar tersebut.

Untuk itu, saya cukup membuka menu “Layanan Informasi” yang terletak di sisi kanan layar, kemudian mengisi formulir permintaan digital pada menu “Permohonan Informasi Publik”.

Teknis pengisiannya pun sangat mudah. Saya hanya perlu mengisi nama, nomor identitas, unggah KTP, alamat rumah dan surel, nomor telepon, pekerjaan, rincian informasi yang dibutuhkan, serta tujuan penggunaan informasi.

Surel yang dikirim oleh PPID DIY setelah saya meminta informasi publik lewat website. Foto: Adhi Nugroho.

Setelah diisi dengan lengkap, PPID DIY akan mengirim surel berisi nomor permohonan. Selanjutnya, saya bisa mengecek status permintaan informasi melalui menu “Tracking Permohonan”.

Kabar baiknya, seluruh proses di atas memerlukan waktu dua menit saja. Cepat, murah, dan mudah.

Menu tracking informasi untuk memantau proses permintaan informasi yang saya ajukan. Foto: Adhi Nugroho.

O ya, ada satu hal lagi. Ketika sudah dilayani, pastikan untuk mengisi indeks kepuasan yang terletak pada menu sidebar. Kritik dan masukan Anda pasti akan sangat berguna untuk perbaikan layanan PPID DIY ke depan. Jangan lupa, ya!

Hal menarik lainnya ketika Anda mengakses website PPID DIY adalah konektivitas dengan dua portal penting milik Pemda DIY lainnya, yaitu Integrated Development Management Center (IDMC) dan Dataku. Tautan keduanya bisa Anda akses pada ikon dengan nama yang sama pada laman utama.

Portal IDMC sendiri berfungsi layaknya command center. Anda bisa mengakses tiga jenis dashboard secara real-time, yakni (1) dashboard pembangunan; (2) dashboard e-lapor; dan (3) dashboard surveillance.

Pada dashboard pertama, Anda bisa memperoleh informasi realisasi APBD DIY. Penyajian datanya terlihat sangat apik dan modern lantaran menggunakan infografis. Cocok bagi pengusaha, pelaku ekonomi, wartawan, atau praktisi yang ingin mendapatkan informasi realisasi APBD secara padat dan bergizi.

Website PPID DIY terhubung dengan portal IDMC (Command Center DIY). Sumber: IDMC DIY. Infografis: Adhi Nugroho.

Dashboard kedua—dashboard pembangunan—berisi informasi keluhan masyarakat yang diajukan kepada instansi dan dinas di bawah Pemda DIY. Dari dashboard ini, kita bisa mengetahui jumlah, status, dan lamanya penanganan keluhan. Cocok bagi praktisi yang ingin mengukur efektivitas pelayanan Pemda DIY kepada masyarakat.

Sedangkan dashboard terakhir, surveillance, adalah portal untuk mengakses kamera CCTV milik Pemda DIY yang dipasang di seluruh daerah di Yogyakarta. Sangat berguna bagi penegak hukum maupun masyarakat umum yang ingin memantau kondisi jalan untuk, misalnya, menghindari kemacetan.

Website PPID DIY terhubung dengan portal Dataku. Sumber: Dataku. Infografis: Adhi Nugroho.

Tidak kalah apik dengan portal IDMC, ada pula portal Dataku. Sesuai namanya, Dataku berisi berbagai seri data penting yang diterbitkan oleh SKPD Pemda DIY antara lain pendidikan, kesehatan, pekerjaan umum, sosial, ketenagakerjaan; hingga data vertikal yang diterbitkan oleh instansi vertical seperti kepolisian dan Bank Indonesia.

Portal yang dikembangkan oleh Bappeda Provinsi DIY ini ibarat gudang data. Segala data yang berkaitan dengan Yogyakarta ada di sini. Tidak perlu bingung mencari ke sana kemari, cukup mampir ke website PPID DIY, segalanya sudah tersedia. Asyik, kan?

Satu hal lagi yang membuat PPID DIY bergitu istimewa adalah aplikasi Jogja Istimewa. Ya, sebagian informasi yang tersaji dalam website PPID DIY juga disuguhkan melalui aplikasi yang bisa Anda unduh dan akses melalui ponsel pintar.

Pada Jogja Istimewa, Anda bisa mengetahui alamat seluruh layanan publik yang tersedia di Yogyakarta seperti SKPD, pusat kesehatan, tempat ibadah, UKM, SPBU, ATM, Samsat, hingga mengecek pajak kendaraan bermotor.

Sebagian informasi PPID DIY dapat diakses melalui aplikasi Jogja Istimewa. Sumber: Jogja Istimewa. Infografis: Adhi Nugroho.

Selain itu, aplikasi Jogja Istimewa juga cocok bagi Anda yang sedang berwisata ke Yogyakarta. Sebab aplikasi ini memiliki informasi objek wisata, kuliner, hotel dan penginapan, pusat perbelanjaan, pendidikan, hingga kamera CCTV.

Singkat kata, apa pun yang Anda ingin ketahui tentang Yogyakarta, semuanya bisa diakses melalui satu aplikasi saja. Kalau menurut saya, satu kata saja: istimewa!

Tak ada gading yang tak retak, Begitu pula dengan website PPID DIY. Berdasarkan pengalaman saya, ada satu catatan ringan yang perlu menjadi perhatian.

Pada menu sidebar, sebagian besar ikon tidak terhubung pada sumber informasi yang benar. Ikon yang saya maksud adalah (1) Standar Operasional Prosedur; (2) Laporan Harta Kekayaan; (3) Statistik Keuangan; (4) Rencana Kerja; dan (5) Laporan Kinerja. Hanya satu ikon yang benar, yaitu Indeks Kepuasan.

Masih terdapat sedikit galat pada menu sidebar. Sumber: PPID DIY. Infografis: Adhi Nugroho.

Bila kita klik salah satu dari kelima ikon di atas, kita akan terhubung pada tautan yang menyajikan daftar seluruh informasi publik. Bukan informasi khusus seperti yang tertera pada nama ikon.

Seharusnya, apabila kita kilik ikon Laporan Kinerja, misalnya, website PPID DIY menampilkan daftar informasi publik yang berkaitan dengan laporan kinerja saja, bukan keseluruhan informasi.

Saya menduga, galat ini terjadi karena kealpaan dalam membubuhkan kategori pada tiap-tiap dokumen. Meskipun bersifat minor, kesalahan ini akan sedikit mengganggu kenyamanan pencari informasi.

Kendatipun begitu, ini bukanlah sebuah masalah besar. Website PPID DIY tetap menjadi salah satu yang terbaik di antara 33 provinsi lainnya di Indonesia.

Kelengkapan informasi, kecepatan akses, pelayanan permintaan informasi, ketersediaan indeks kepuasaan, hingga keterhubungan dengan portal penting lain membuat PPID DIY terasa begitu istimewa. Selamat mencoba! [Adhi]

***

Tulisan ini diikutsertakan dalam kompetisi Pagelaran TIK yang diselenggarakan oleh Dinas Komunikasi dan Informatika DIY 2019.